有一种无奈,叫“开会”

更新时间:2019-04-26 18:37:45

现代职场中,很多时候开会变成了一种无奈。无奈的并不是会议本身,而是会议过程中出现的各种各样的问题。
“会议马上要开始了,得知会议室被占用,怎么办?”
“今天上午要参加两个会议,还都是10点开始,该去哪个呢?”
“开会时间都过了10分钟了,人还没有到齐。”
“通知的会议时长是1.5小时,都2小时了还没结束,工作计划都打乱了。”
“会议结果不知道有没有执行,开完会后就没有了下文。”
以上的种种问题导致会议的效果总是不尽如人意,每天什么都没做就浪费掉了一半时间在低效的会议上,这也是大多数职场人感到“无奈”的根本原因。

那么,该如何节约时间,最大限度地提高开会效率呢?

达创科技会议管理系统,为企业提供集中及分布式的会议管理,帮助企业有效安排各项资源并对会议的整个生命周期进行管控,使企业高效利用会议资源,合理安排人员参会时间,快速提高会议效率,轻松节省会议成本。

1. 会前准备
系统包含对会议申请、会议室分配、会议看板、参会人员组织、会前资料、会议服务、会议通知发布、会议回执等的管理。通过“会议看板”可以了解当前会议及会议室分配情况,支持普通会议及周期会议的创建。通过“会议服务”可以提前准备会议所需物品,安排参会人员的接送及住宿等。

2. 会中控制
系统提供会前提醒、会场签到、会议议程、指定会议记录人等的管理。通过会中控制,督促每一位与会者准时参会,使得会议能够按照既定的议程有序进行,保障会议的预期产出,减少会议次数,节约企业成本。

3. 会后追踪
系统包含对会议纪要、会议资料、会议评价、会议任务追踪等的管理,并可指定会议任务的负责人、检查人,分别对会议任务的执行情况进行追踪,确保执行过程按照预期的进度,使会议决议得到落实,达到开会的目的。

4. 会议督办
对于重大的会议决议事项,可通过与督查督办管理系统相结合,更好地进行督办。包括对会议决议发布、决议督办、行动计划、任务执行、催办提醒、反馈确认、评价等的管理,提升督办力度与执行力,确保会议决议事项得到有效的贯彻落实。

5. 统计分析
通过会议服务评价报表、会议室使用情况报表、会议费用报表、会议任务报表等多维度的数据报表,可以从全局了解企业会议的情况,有助于企业对会议成本进行分析、合理安排会议室等资源,推进管理层的科学决策。


通过达创科技会议管理系统,会前做好充足准备,每个人都能准时参会,开会的过程中集思广益,会后任务相关人共同推进任务执行,让高效代替领导的“简单说两句”,职场人再也不用对开会感到无奈了。

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